Segunda lectura

Los fundamentos de la planificación

Y control de utilidades

Resumen del capítulo 2

De Welsch,Hilton & Gordon

Presupuestos

Ed.Prentice Hall

México 1990

 

PANORAMA GENERAL DE LA PCU La planificación control integral de utilidades, según se emplea el término en este libro, se percibe como un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las importantes fases de las funciones de planificar y controlar. El modelo de PCU comprende:

1)       el desarrollo de la aplicación de objetivos generales y de largo alcance de la empresa;

2)       La especificación de las metas de la compañia;

3)       El desarrollo, en términos generales, de un plan estratégico de uti- lidades, de largo alcance;

4)       La especificación de un plan táctico de utilidades, de corto plazo, detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, departamentos, proyectos);

5)       El establecimiento de un sistema de informes periódicos de desempeno detallados por responsabilidades asignadas; y

6)       El desarrollo de procedimientos de seguimiento.

 

Usaremos un enfoque integral para la PCU (que también se le designa presupuestación, o simplemente presupuestos), en vez de¡ tradicional y estrecho concepto de] presupuesto como una serie de cédulas cuantitativas, derivadas de un trabajo de oficina, y que prepara un contador siguiendo los formatos estereotipados de informes que se emplean en los estados financieros para uso externo. En años anteriores, ha habido también una tendencia a considerar al presupuesto principalmente como un modelo matemático para una organización y que es desarrollado por programadores de computadoras. Tales enfoques se olvidan por completo de los aspectos más relevantes del concepto de PCU:

a)       La PCU requiere de importantes decisiones de planificación por la alta administración,

b)       Entraña penetrantes actividades de control administrativo,y

c)       Reconoce muchas de las críticas consecuencias del comportamiento dentro de toda organización.

Vista en forma integral, la PCU constituye uno de los métodos más significativos que se han desarrollado para facilitar la realización eficaz del proceso administrativo.

En los negocios de la época moderna, salvo en muy pequeñas compañías, es virtualmente imposible para la administración superior estar enterada, de primera mano, de todod los fsctores relevantes que operan en todas las fases de un negocio.

 

Tampoco puede esperarse que sólo un gerente de bajo nivel tenga un grado de conocimientos, experiencia y competencia para tomar todas las decisiones que afecten a los grandes segmentos de la compañía, bien sea como fuente de información confiable o como partícipe en la toma de decisiones. La calidad de los juicios del esfuerzo total de la administración seguirá distinguiendo a las companías mejor administradas y más exitosas. Es improbable que las técnicas de oficina, los modelos matemáticos y las simulaciones en computadora sustituyan, en los aspectos de importancia, al juicio personal de los directivos en las grandes y complejas empresas. Estos valiosos instrumentos, por otra parte, pueden utilizarse para incrementar en forma significativa la efectividad de una administración y para que la misma cuente con una base más objetiva y bien informada sobre la cual apoyar sus,juicios.

 

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANIFICACION Y CONTROL DE UTILIDADES

 

En el resúmen de conceptos fundamentales que se muestra a continuación, no se incluye la mecánica de la PCU, la cual entraña actividades tales como el diseño de las cédulas del presupuesto, los cálculos de rutina y repetitivos y las tareas de oficina relacionadas con un programa de PCU.

 

 

RECUADRO 2-1

Resumen de los conceptos fundamentales de la planificación y control de utilidades

 

1                     Un proceso administrativo que comprende planificar, organizar, proveer el personal, dirigir y controlar

2                     Un compromiso de la alta administración de promover la eficaz participación por todos los niveles en la entidad

3                     Una estructura organizacional que claramente especifique las asignaciones de autoridad y la responsabilidad a todos los niveles de la organización

4                     Un proceso de planeación por la alta administración

5                     Un proceso de control administrativo

6                     Una continua y congruente coordinación de todas las funciones de la administración

7                     En forma continua, alimentación.adelantada, retroalirnentacion, seguimiento y replanificación a través de canales de comunicación definidos (tanto en sentido descendente como ascendente) .

 

8                     Un plan estratégico de utilidades (de largo álcance)

9                     Un plan táctico de utilidades (de corto plazo).

10                 Un sistema de contabilidad por áreas (ocentros) de responsabilidad

11                 Un uso continuo del principio de excepción

12                 Un programa de administración del comportamiento.

 

 

 

PLANIFICACION POR LA ADMINISTRACION,,.EMPLEANDO LA PCU

 

 El propósito fundamental de la planificación por la administración es generar un proceso de alimentación adelantada para las operaciones y para el control. El concepto de alimentación adelantada es dar a cada gerente los lineamientos para la toma de decisiones operacionales sobre una base cotidiana. Los planes aprobados constituyen el elemento primario de la alimentación adelantada.

 

La función de planificar es generalmente reconocida como la tarea más dfflcfl que acomete el gerente y que, por tal motivo, es muy fácil de aplazar. La retroalimentación es también un importante ingrediente tanto de la replanificación como del control.  Las características del séptimo fundamento antes enumerado -la alimentación adelantada y la retroalimentación continuas- se muestran en el recuadro 2-2.

 

La planificación descansa en la idea de que el éxito futuro de una entidad puede intensificarse por la acción administrativa continua. La misma supone que una entidad tendrá logros con más éxito, en términos de sus objetivos generales, como resultado de las acciones de la administración para implantar el proceso de alimentación adelantada, que los que pueda alcanzar si no hay una activación por parte de la administración.

 

Ackoff sugiere que la administración de una entidad, durante la etapa inicial del proceso de planificación, debe desarrollar tres diferentes tipos de "proyecciones" como sigue:

 

1                     Una proyección para referencia (el caso estáticó) -la cual implica un intento por especificar cuál sería el futuro estado de la entidad si no se hiciera nada; es decir, si no hubiera una intervención planificada por la alta administración.

2                     Una proyección anhelada (el caso altamente optimista) -la cual entraña una especificación de “esperanzas y sueños" en cuanto al estado futuro de la entidad; es decir, el cumplimiento esencial de todas las aspiraciones de la entidad.

3                     Una proyección planificada (el caso más probable) -que supone una especificación de qué tan cerca puede lograr la entidad de manera realista,. una proyección anhelada. La proyección planificada tiende a ser un término medio entre la proyección para referencia y la proyección anhelada. Detalla, los objetivos y las metas planificadas (por ejemplo, el futuro estado) a ser alcanzado durante el tiempo que cubre el proceso de planificación.

 

 

 

RECUADRO 2-2 

Alimentación adelantada, retroalimentación; y replanificación

Algunas compañías utilizan un cuarto. tipo de proyección, designada a veces como " proyección de tensión". Una proyección (o presupuesto) de tensión es aquella que es factible pero que en realidad presionará a la gente y a las instalaciones hasta el límite de su   capacidad. La esencia de un presupuesto de tensión es, "¿Qué puede lograr la compañía si quita del camino todos los obstáculos y maximiza el desempeño accesible?

 

El valor primordial al considerar estas diferentes proyecciones es evitar incluir los elementos de cada una de ellas como una mixtura en la proyección planificada. Por lo tanto, la planificación debe empezar con una proyección para referencia, j un to con una proyección anhelada, y concluir con una proyección planificada que represente un plan realista de la administración superior expresada en palabras y cifras.

 

La planificación por la administración superior es un proceso continuo porque una proyección planificada nunca puede considerarse como el producto final y definitivo. Debe ser modificarla al cambiar las condiciones y disponerse de nueva información.

 

Desde otro punto de vista, la planificación por la administración superior puede implantarse con entera. informalidad, en un extremo, o con plena formalidad, en el otro extremo. Por formalidad se entiende el grado en el cual:

1)       el proceso de planificación es estructurado (o sistematizado), y

2)       las decisiones de la planificación se expresan en forma de planes escritos y resultados financieros estandarizados (como en un presupuesto).

 

Numerosos estudios han demostrado que las compañías mejor administradas alcanzan un equilibriuo razonable a este respecto, con una fuerte tendencia hacia un método sistemático de planificación y expresión de los resultados en un plan complejo de utilidades y  sus respectivos documentos de soporte. Sin embargo, es importante comprender los peligros de la sobreformalización.

Las decisiones de planificación son interdependientes y deben dividirse de con- formidad con las subdivisiones operacionales u organizacionales de la entidad. Por lo tanto, la planificación sigue las líneas de autoridad y responsabilidad en la empresa. Esta subdivisión significa que hay una serie secundaria de decisiones de planificación (y un plan consecuente) para cada gerente en la entidad (es decir, para cada área o centro de responsabilidad), desde los más altos niveles en la administración hasta los más bajos. Esto hace posible la aplicación efectiva e integrada del concepto de alimentación adelantada.

 

            Cada faceta de la planificación debe abarcar una evaluación, o una reevaluación, de las variables relevantes, o pertinentes (tanto las controlables como las no controlables) pues las mismas tendrán impactos importantes sobre la planificación de objetivos y metas realistas. El desarrollo de los objetivos generales de la empresa es el más fundamental nivel de toma de decisiones en el proceso de planificación.

 

            El siguiente nivel de planificación se conoce como las metas, las cuales representan los objetivos generales enfocados con mayor definición.

 

            Para establecer la base en la que ha de apoyarse el logro de los objetivos y las metas específicas de la empresa, la administración debe desarrollar estrategias, que deberán ser perseguidas por la empresa.

 

            Por último, el nivel más detallado de la planificación tiene lugar cuando la administración operacionaliza los objetivos, las metas y las estrategias ya establecidos, incorporándolos al plan de utilidades.

 

            Los planes típicos de utilidades establecen el contenido y formato de los informes de control interno con respecto a las operaciones, los insumos, las salidas de producción y la situación financiera desarrollados por la entidad para los informes mensuales de desempeño que se rinden a los distintos niveles de la administración.

 

            Por lo general, se desarrollan dos planes coincidentes de utilidades: el estratégico (o de largo alcance) y el táctico (o de corto plazo). El plan estratégico de utilidades  es vasto y compunmente abarca tres o más años en el futuro. El plan táctico de utilidades es detallado y comprende un horizonte en el tiempo de un año – el próximo año-.

 

            La función de planificación debe variar en alcance e intensidad según el nivel de administración. La dirección general tiene una responsabilidad de planificación mucho más amplia que la administración de nivel inferior y, no obstante, cada nivel de la administración debe tener responsabilidades definidas de planificación. Por el contrario las actividades de control son más penetrantes en los niveles inferiores de la administración.

 

RECUADRO 2-3

Relaciones de planeación, objetivos, metas y planes de utilidades.

 

RECUADRO 2-4

Tiempo gerencial dedicado a la planificación y al control

 

Puesto

Proporción del tiempo dedicado a:

 

Presidente del consejo

Presidente

Vicepresidente ejecutivo

Vicepresidente

Jefe de división

Jefe de departamento

Sub - Jefe de departamento

Supervisor

Mayordomo

Ayudante de mayordomo

Trabajador

 

 

 

       La función de

        planificación

 

 

 

                                    

                                      La función de

                                           control

 

 

 

DIMENSIONES DE TIEMPO EN LA PCU

 

Sin importar que una persona o una entidad esté ociosa o activa, el tiempo sigue su marcha al mismo ritmo. Casi nunca, si acaso, tenemos tiempo para hacer todas las cosas que nos gustaría hacer, ni para hacer muchas de ellas tan bien como, quisiéramos. Tal es la dificil situación de todos los gerentes. Con frecuencia, esto aqueja a la función de planificación. Dos asuntos importantes que tienen que ver con el tiempo demandan una cuidadosa atención si la función de planificación ha de llevarse a cabo con eficacia. Uno de ellos se relaciona con el concepto de un horizonte de planificación y el otro tiene relación con los tiempos de las actividades de planificación. Consideraremos cada uno brevemente.

 

El horizonte de planificación se refiere al periodo de tiempo, en el futuro, para el cual la administración debe planificar. En casi toda situación, existe la necesidad de varios horizontes de planificación diferentes. El flujo continuo de decisiones de la alta administración constituye la totalidad de su actividad de planificación. Cada una de dichas decisiones refleja un plan acerca de los futuros sucesos, y el agregado de todas las decisiones constituye un conjunto de políticas y planes de la organización. Las decisiones pueden afectar únicamente al futuro -el próximo minuto, día, mes, año o serie de años-.

Ninguna decisión actual puede afectar o cambiar al pasado. La historia de la empresa no puede ser alterada, aunque sí puede ser incorrectamente re- gistrada, informada e interpretada. Dado, pues, que todas las decisiones de la alta administración son futuristas, cada administración se enfrenta al aspecto básico de las dimensiones de tiempo en la planificación y la toma de decisiones. La cuestión es, ¿qué tan lejos en el futuro deben extenderse los planes? Este problema es complejo porque la extensión de tiempo es particular al tipo de decisión que se está tomando. Por ejemplo, un gerente de ventas, a causa del continuo aplazamiento, tal vez decida acerca de una estrategia promociona básica en el último instante, justo a tiempo para satisfacer una fecha limite de publicación en particular. 0 bien, un habilidoso gerente de ventas preverá las decisiones promocionales importantes con suficiente an- ticipación a fin de poder considerarlas adecuadamente y tener tiempo de consultar con los demás, antes de la fecha límite para el compromiso. Estos sencillos ejemplos demuestran la necesidad de un método integrado y sistemático para resolver la dimensión de tiempo en la planificación y la toma de decisiones. Sin excepción, las decisiones importantes que se tomen a última hora adolecen de la falta de adecuados estudios que las soporten, de análisis, de evaluación y de asesoramiento. La planificación y control de utilidades ha evolucionado como un enfoque sistemático a la solución de numerosos aspectos de dimensiones de tiempo en la planificación y control de las operaciones.

 

La eficaz implantación del concepto de la planificación y  control de utilidades exige que la alta administración establezca una clara dimensión de tiempo para ciertos tipos de decisiones.

 

Las perspectivas de las dimensiones de tiempo, en la planificación que efectúa la administración, requieren una clara distinción entre las consideraciones históricas y las consideraciones futuras. Las primeras, y los resultados de las operaciones en el pasado, de hecho a menudo constituyen la plataforma de lanzamiento para las futuras determinaciones.

 

Otra dimensión de tiempo se relaciona con la planificación de proyectos. Existe una constante necesidad de que la dirección planee proyectos (programas) específicos e identificables, cada uno de los cuales tiene una particular. dimensión de tiempo, ya que tales proyectos entrañan compromisos que abarcan periodos variables de tiempo. La atención en la planificación de proyectos se fija sobre cada proyecto distinto, el cual puede representar un compromiso bien sea de carácter operacional o no operacional. Ejemplos de proyectos son la adición prevista de una nueva máquina, la construcción de una nueva planta, desarrollo y prueba de una nueva línea de productos, la adquisición de un negocio en marcha, la desaparición paulatina de un producto actual, la ampliación de la actividad de mercadeo a otra área geográfica, un impulso de investigación y desarrollo o un contrato con el gobierno. Tales actividades y programas deben planificarse cubriendo sus respectivos periodos de vida económica y debe considerárseles como compromisos especiales. No obstante, deben necesariamente integrarse con las demás actividades, programas y operaciones de la empresa.

 

La planificación periódica es la necesidad que impone el medio ambiente de que la administración planee, evalúe y controle las operaciones dentro de periodos secundarios relativamente  cortos y consistentes, como serían los de un año. Los planes periódicos reflejan las restricciones del calendario que han sido impuestas por la costumbre. Concretamente, los gerentes, los dueños y otras partes interesadas exigen calendarios; de ellos, resultan planes periódicos de utilidades e informes y evaluaciones del avance de una empresa. Por lo tanto, se acostumbra preparar planes e informes de progreso por mes, trimestre y año. En armonía con estas. restricciones de tiempo que impone el medio ambiente, ha evolucionado el concepto de la planificación periódica, que representa una convergencia del tiempo sobre.los planes de utilidades y el desempeño (o resultados reales).

 

El concepto de la planificación y control integral de utilidades comprende un enfoque sistemático e integrado a la planificación de proyectos, la planificación táctica y la planificación estratégica. La articulación y la comunicación de los tiempos de las actividades de planificación y control de uti- lidades, resulta eficaz en la mayor parte de las situaciones. Una gráfica de dimensiones de tiempo, si se la mira como una cuestión de politica básicá, obliga a la consideración anticipada de las decisiones importantes y a la oportuna planificación. Se trata de un punto relevante porque la planificación se reconoce, en general, como la función respecto a la cual la administración tiende a mostrarse vacilante en actuar, es tan fácil "dejar de lado la planificación".

 

 

El calendario de planificación

 

 

Los tiempos de las actividades de planificación sugieren que debe haber un calendario preciso que establezca la administración para, iniciar y cumplir ciertas fases del proceso de planificación. La planificación que lleva a cabo la administración debe verse como un proceso continuo en todos los niveles de la administración. En la cotidiana toma de decisiones, así corno en los asuntos de largo plazo, todos los niveles de la administración deben estar continuamente reevaluando el futuro, replaneando y modificando los planes anteriores en el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, ciertos aspectos de la planificación se cumplen rnejor, de una manera formal y en base a un calendario definido.

 

Los gerentes que tienen éxito en su cometido informan que la inexistencia del sistemático aplazamiento de la acción, representa en sí un importante beneficio derivado de un programa de planificación y control integral de utilidades. Nada es más negativo para la planificación eficaz de las utilidades que la alta administración presente un plan de utilidades algún tiempo después de que ya haya comenzado el periodo involucrado.

 

CONTROL ADMINISTRATIVO EMPLEANDO LA PCU

 

El propósito primordial del control es asegurar el cumplimiento de los objetivos, las metas y las normas de la empresa. El control tiene muchas facetas, tales como la observación directa, la expresión verbal, la memoranda narrativa, las políticas y los procedimientos, los informes de los resultados reales y los informes de desempeño. La planificación y control integral de utilidades centra su atención en los informes de desempeño y en su evaluación para determinar las causas tanto de los desempeños altamente satisfactorios como de los desempeños mediocres.

 

Las características esenciales de un informe de desempeño en la PCU son las siguientes:

 

1         El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan . El informe debe ser exactamente de conformidad con la estructura organizacional. Debe formularse un informe diferente para cada "casilla" del organigrama a fin de que se reporte el desempeño. de acuerdo con la autoridad y responsabilidad asignadas.

2         Se designan los conceptos que son controlables y los que no lo son. Estos dos grupos deben precisarse con claridad pues el desempeño de un gerente debe medirse de manera razonable y justa (es decir, únicamente sobre la base de aquellos aspectos en los que el gerente responsable puede influir de modo significativo).

3         Se formulan informes oportunos. Para que el control sea eficaz, los informes de desempeño .deben emitirse por periodos secundarios o provisionales -esto es, sobre una base mensual, semanal o, en algunos casos diariamente. Para que sean útiles y efectivos, los informes de desempeño deben presentarse a los gerentes y supervisores responsables unos cuantos dias después del fin del periodo que se cubre. Los informes que se reciben con semanas de atraso son de escaso valor, pues, para entonces, el supervisor se ve ya envuelto en demasiados problemas como para preocuparse mucho por una serie de sucesos históricos que ya no pueden cambiarse. Este aspecto fundamental entraña también la insinuación de que la acción de control, si ha de ser eficaz, debe ocurrir inmediatamente después de la identificación de las causas del problema. Cuanto más tiempo se aplace la acción de control, mayor será el efecto financiero desfavorable que se produzca. Son convenientes las actividades de seguimiento a) para determinar la efectividad de la acción de control y b) para establecer la base sobre la cual pueda mejorarse la eficiencia. Al igual que las acciones de control, las actividades de seguimiento deben ser oportunas y las decisiones apoyadas en lo que se haya detectado deben ponerse en práctica cuanto antes.

4         Se concede importancia a la comparación de los resultados reales con los resultados planificados -los informes de desempeño deben designar al gerente responsable y mostrar los resultados reales, los resultados planificados (estándares) y la diferencia entre los mismos (variaciones). Los informes de desempeño deben también llamar la atención hacia las posibles causas de las variaciones, si ello se puede hacer.

 

En el recuadro 2-5 (desarrollado parcialmente para los fines de nuestros co- mentarios) se muestra un informe de desempeño típico para una región de ventas. Normalmente se le anexaría una explicación de las posibles causas de las variaciones.

 

RECUADRO 2-5

Características de un típico informe de desempeño


Informe de desempeño

Por el periodo de enero 1 a marzo 31 del 2000

Unidad organizacional responsable: Región suroccidental de ventas

Gerente: J. B. Doe


 

MES DE MARZO

ACUMULADO A LA FECHA

CONCEPTOS

RESULTADOS REALES

RESULTADOS PLANIFICADOS

VARIACION (DESFAVORABLE)

RESULT.

REAL.

RESULT. PLAN.

VARIA. (DES.)

Renglones controlables:

Ventas del producto A:

Unidades

206

200

6

 

 

 

Monto

$ 103 000

$ 100 000

$ 3 000

 

 

 

Ventas del producto B:

Unidades

80

100

(20)

 

 

 

Monto

$ 24 000

$ 30 000

($ 6 000)

 

 

 

Ventas totales ($)

$ 127 000

$ 130 000

($ 3 000)

 

 

 

Gastos de la región:

Gastos de viaje

$ 16 000

$ 15 000

($ 1 000)

 

 

 

Gastos restantes (detallados)

 

13 000

 

11 000

 

(2 000)

 

 

 

Gastos totales

$ 29 000

$ 26 000

($ 3 000)

 

 

 

Contribución de la región (ventas menos gastos)

 

 

$ 98 000

 

 

$ 104 000

 

 

($ 6 000 )

 

 

 

 

Contabilidad por areas (ocentros) de responsabilidad

 

            Un sistema de contabilidad por áreas (ocentros) de responsabilidad constituye una de las bases fundamentales de la PCU. En la planificación se hace uso de datos históricos, incluyendo informes financieros pasados, como una de sus plataformas de lanzamiento. El control incluye medición del desempeñoempleando los resultados reales, muchos de los cualesdeben ser suministrados por el sistema de contabilidad. Los resultados reales se comparan con los objetivos, las metas y las normas para determinar variaciones (favorables o desfavorables) que arrojen luz sobre el desempeño. Por lo tanto el sistema de contabilidad debe ser diseñado en forma que permita obtener información financiera separadamente para cada unidad organizacional, es decir, por autoridad y responsabilidad asignadas.

 

La planificación y control de utilidades requiere, pues, de un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad; esto es, de un sistema desarrollado específicamente para las responsabilidades organizacionales de la empresa de que se trate. Dentro de esta estructura primaria, pueden emplearse clasificaciones secundarias de costos, ingresos y otros datos financieros pertinentes para satisfacer las necesidades de la compañía. Puede diseñarse e implantarse un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad, sin importar cuáles sean los rasgos distintivos,del sistema de contabilidad existente. Cuando el sistema de contabilidad se establece sobre una base de               áreas (o centros) de responsabilidad, los datos históricos que se obtienen se vuelven particularmente útiles para los propósitos de la planificación y el control. La contabilidad por costos históricos tiene dos principales objetivos con respecto a los datos financieros: 1) determinar los ingresos y los gastos, incluyendo el costo de los artículos o sevicios producidos o comprados, y 2) suministrar datos pertinentes de los ingresos y los gastos para planificar y controlar los costos. Tradicionalmente, la contabilidad de costos se ha enfocado más a la determinación de costos de los productos que a la planificación y el control. Como resultado, el énfasis en las clasificaciones de cuentas ha sido, y en muchas compañías lo sigue siendo, sobre una base del costo del producto en vez de por áreas de responsabilidad. En la contabilidad por áreas de responsabilidad, el énfasis se invierte, pues primordialmente se pone en la planificación y el conrol de los costos y los ingresos. Este concepto no sugiere que el costeo de los productos haya de ser menos preciso, ya que los costos que inicialmente se acumularon para fines de control pueden reconstruirse para los propósitos del costeo de productos. Sin embargo, los costos que originalmente se acumulan para fines del costeo de productos no pueden redesarrollarse eficienternente para los efectos de la planificación y el control. En suma, para que sean eficaces la planificación y el control, se requiere que se invierta el tradicional énfasis de la contabilidad o sea que el sistema de contabilidad debe orientarse primordialmente hacia las necesidades de planificación y control como función de la administración. La mayoría de las compañías que emprenden por primera vez un programa de planificación y control de utilidades ven la necesidad de analizar cuidadosamente todos los aspectos del sistema de contabilidad, con la consiguiente reorganización del sistema sobre una base de contabilidad por áreas de responsabilidad.

Para los fines de control, las comparaciones entre los resultados planificados y los resultados reales carecen de significado si las clasificaciones de los costos y los ingresos que se emplean en el plan de utilidades y en el sistema de contabilidad no son congruentes. Debe desarrollarse un catálogo de cuentas por áreas (o centros) de responsabilidad y complementarse con instrucciones uniformes que prescriban en detalle los débitos y créditos autorizados para cadá tipo de cuenta. Este enfoque constituye un requisito para el éxito de la planificación y control de utilidades porque el registro de un valor real en la cuenta equivocada afecta a dos o más cuentas, dando corno resultado cifras erróneas de desempeño en cada cuenta que se muestra en los informes periódicos de desempeno para las respectivas áreas de responsabilidad.

 

Costeo de las actividades

 

Los sistemas de contabilidad por áreas de responsabilidad generalmente acumulan los costos por departamentos, y los sistemas de costeo de productos asocian los costos con las unidades de productos o servicios. Las organizaciones a menudo también encuentran útil asociar los costos con las actividades. Descomponiendo el proceso de la producción de una organización en una serie discreta de actividades y asociando después los costos con cada una de esas actividades, la administración está en mejor posición de determinar los costos y los beneficios de continuar las actividades. Aún más, al identificar sistemáticamente las actividades en toda la organización, los gerentes pueden descubrir actividades redundantes. Algunos gerentes han encontrado, para sorpresa suya, que la misma actividad se está realizando en una docena de lugares diferentes en la compañia. Un análisis de costos por actividades puede ayudar a los gerentes a suprimir actividades redundantes o que no son eficaces desde el punto de vista de la relación costo-beneficio, y a lograr una mejor coordinación entre las actividades que se conservan.

 

Presupuestos base cero

 

Relacionados con el concepto de costeo de actividades, han surgido los presupuestos base cero. Conforme a esta técnica, cada presupuesto se construye sobre la premisa de que cada, actividad considerada en el presupuesto debe ser plenamente justificada. Numerosas organizaciones, tanto privadas como unidades de¡ gobierno, han utilizado los presupuestos base cero.

 

Algunas organizaciones encuentran que el concepto de empezar desde un punto igual a cero, en la construcción del presupuesto, es demasiado irrealista para que tenga algún beneficio. En su lugar, emplean un enfoque a los presupuestos sobre una base porcentual, en el cual se escoge como la base algún porcentaje de los desembolsos actuales. Por ejemplo, es frecuente que se elija un nivel de 70 %. Se pide entonces a cada unidad organizacional que suministre información presupuestaria bajo el supuesto de que su operación será financiada en un 70% del presupuesto del año anterior. La pregunta que procede hacerse, entonces, es ¿Qué actividades se realizaran todavía a un nivel de financiamiento de 70%. Este análisis, detallado por actividad, se lleva a cabo en seguida sobre las demás actividades que constituyen el otro 30% del presupuesto del año pasado. Se necesitan realmente estas actividades? cumplen eficazmente la relación costo-beneficio? Estas son las preguntas pertinentes que han de hacerse.

 

Aplicación del principio de excepción

 

Ya se han explicado las fases del proceso de control. El control requiere medir el desempeño y ello debe abordarse en una forma sistemática y continua. El control, en el amplio sentido del término, puede lograrse dentro de una empresa recurriendo a varios métodos diferentes. El punto más importante que cabe destacar es que el control se lleva a cabo a través de la gente y no de las "cosas", lo cual significa que no existe sustituto para la supervisión de la gente y de las operaciones por gerentes competentes que conozcan las consecuencias, sobre el comportamiento, de lo que ellos digan o hagan.

 

 Un programa de planificación y control integral de utilidades facilita el control en muchos aspectos, en apoyo de los cuales está la medición del desempeño real contra los objetivos, las metas y las normas que se han planificado y la comunicación de esa medición a través de los informes de desempeño. Esta medición y la formulación de informes se extienden a todas las áreas de las operaciones y a todos los centros de responsabilidad en la empresa. Se dan a conocer:

1)       los resultados reales,

2)       los resultados presupuestados o planeados y

3)       las diferencias entre ambos (variaciones en desempeño).

 

Este tipo de comunicación representa una eficaz aplicación del reconocido principio de excepción en el campo de la administración. Este principio sostiene que la gerencia debe concentrar su atención sobre las partidas excepcionales o anormales que aparecen en los informes diarios, semanales y mensuales, permitiéndole así, el tiempo suficiente para atender los asuntos de políticas y planificación básicas de la empresa. Son precisamente las partidas "desusadas o anormales" las que requieren de la atención inmediata de la gerencia para determinar las "causas" y emprender la acción correctiva. Las partidas que no están "fuera de línea" no absorben demasiado tiempo de la administración; sin embargo, deben provocar la "recompensa" en las formas apropiadas. Para la implantación del principio de excepción, deben adaptarse técnicas y procedimientos para atraer la atención de la gerencia hacia las partidas "fuera de control". Los informes contables convencionales tienden a presentar un mar de cifras sin ninguna base para atraer la atención sobre las partidas inusuales o excepcionales. En cambio, los informes de desempeño, debido a que incluyen una comparación de los resultados reales con los planes por áreas de responsabilidad, destacan las variaciones de modo muy significativo. Las partidas "fuera de línea" saltan a la vista. Es pues con respecto a estas partidas que el ocupado ejecutivo debe investigar, así como determinar las causas y emprender la acción correctiva.

 

Un problema básico de control al que de vez en cuando se enfrentan los gerentes es el que se  refiere a la evaluación de la información sobre el desempeño que les es presentada. La evaluación de un resultado real debe basarse en alguna norma de desempeño, ya sea especificada o no especificada. Por ejemplo, un informe de desempeño tal vez muestre las ventas reales de marzo por $ 103,000 para el producto "A" en la región occidental. El mismo informe quizá reporte gastos reales de viaje por $ 16,000. El problema que ha de resolver el gerente es si éstas cantidades representan un desempeño favorable o desfavorable. Las cifras reales, porsí solas, arrojan poca luz sobre esta cuestión. Se necesita, por consiguiente, alguna norma (o patron) que sirva de base para medir los resultados reales y así poder evaluar el desempeño.

 

El enfoque contable tradicional ha sido comparar los resultados reales actuales con los resultados reales de algún período pasado. Por ejemplo, las ventas del producto "A" en el mes de enero del año anterior fueron de $ 90,000 y los gastos de viaje fueron de $ 20,000. ¿Sugieren acaso estos hechos adicionales un desempeño actual satisfactorio en la Región Occidental? Aún con esta comparación no se cuenta con los elementos necesarios para efectuar una evaluación de los resultados, ya que la comparación en sí no es una medida efectiva habrá que analizar los cambios que de un período a otro ha tenido el entorno.

 

Una comparación con los resultados reales de un periodo anterior es insuficiente por las siguientes razones:

 

1)       Pueden haber cambiado las condiciones (debido a una reorganización, nuevos productos, nuevos métodos, cambios en los precios, diferenciales en volumen, adelantos tecnológicos, incremento de la eficiencia en el trabajo.

2)       Tal vez sean diferentes las clasificaciones de las cuentas y,

3)       El desempeño en el periodo anterior pudo haber sido insatisfactorio

 

Suponiendo que las metas planificadas sean alcanzables y que representan un desempeño eficiente en relación con la situación, es posible entonces una medición válida significativa. El enfoque de la planeación y control de utilidades permite que la administración sienta el pulso de la empresa a lo largo a lo largo de todo el año y sepa específicamente en dónde ha habido un avance satisfactorio o insatisfactorio hacia el logro de los objetivos y las metas de la compañía.

 

El progreso o la ausenciade éste hacia las metas debe reconocerse en el curso de todo el año y no hasta al final del mismo pues, para entonces, ya es demasiado tarde para que la administración pueda emprender la acción correctivo. Por consi-guiente, los informes de desempeño para efectos del control deben elaborarse y co municarse por lo menos mensualmente.

 

ADAPTACION ORGANIZACIONAL A LA PCU

 

Un programa de planificación y control de utilidades debe apoyarse en una buena estructura organizacional de la empresa y en muy precisas líneas de autoridad y responsabilidad. El propósito de la estructura organizacional  y de la asignación de autoridad es establecer un marco dentro del cual puedan cumplirse los objetivos de la empresa en forma coordinada y efectiva y sobre una base de continuidad. Se especifican la esfera y la interrelación de responsabilidades de cada gerente en lo individual.

 

Para incrementar la eficiencia administrativa y operacional, prácticamente todas las empresas, excepto quizá las muy pequeñas, deben dividirse en subunidades organizacionales. Al gerente de cada subunidad debe asignársela autoridad y responsabilidad especificas para las actividades operaciones de esa subunidad. A estas subunidades frecuentemente suele llamárseles centros de decisión o áreas o centros de responsabilidad. Aun cuando el segundo término es de uso muy generalizado, el primero es más descriptivo del foco primordial que es por demás fundamental. Un área o centro de responsabilidad (o centro de decisión) puede definirse como una unidad (o subunidad organizacional que es dirigida. por un gerente con autoridad y responsabilidad especificadas. Así, la compañía como un todo es un área de responsabilidad, al igual que lo es cada división, departamento y distrito de ventas. Las áreas (centros) de responsabilidad se clasifican, a su vez, atendiendo al grado de responsabilidad como sigue:

 

1)       Centro de costos -un área de responsabilidad en la cual el gerente es responsable por los costos controlables en la unidad, pero no es responsable, en un sentido financiero, por la utilidad o por la inversión en dicha área. Los centros de responsabilidad más pequeños y de nivel inferior tienden a ser centros de costos.

 

2)       Centro de ingresos un área de responsabilidad en la cual el gerente es responsable por los ingresos. A los distritos de ventas a menudo se les designa como centros de ingresos.

 

3)       Centro de utilidades .-un área de responsabilidad en la cual el gerente es responsable por los ingresos, los costos y las utilidades del centro. La planificación y el control enfocan su atención sobre la utilidad o ganancia generada por el centro.

 

4)       Centro de inversión -un área de responsabilidad que va un paso más adelante que un centro de utilidades. En un centro de inversión, el gerente es responsable por el ingreso, los costos, la utilidad y el monto de los recursos invertidos en los activos empleados por el centro. La planificación y el control se enfocan sobre el rendimiento de la inversión generado por el centro.

Las subunidades organizacionales, bien sea que se trate de centros de costos, de ingresos, de utilidades o de inversión, se les identifica como subsidiarias, divisiones, departamentos, plantas, unidades de negocios, distritos y funciones. Es a través de estas áreas o centros de responsabilidad que los planes son implementados, los objetivos son cumplidos y el control es puesto a funcionar. Un programa de planificación y control integral de utilidades debe conformarse a las unidades organizacionales y a las correspondientes características estructurales de la empresa . Así, en las compañías mejor administradas suponemos que, dentro de las dimensiones de tiempo especificadas, los planes de proyectos, el plan estratégico de largo alcance y el plan táctico de utilidades de corto plazo se estructuran primeramente por autoridades y responsabilidades organizacionales y después por líneas de productos o de servicios. En armonía con este marco de referencia, las metas y los planes de los diversos centros de responsabilidad se incorporan a las metas y los planes de la empresa en su conjunto. Como resultado, se desarrollan cada año planes integrales de utilidades en la siguiente forma:

 

1)       La dirección o gerencia general especifica los objetivos, metas, estrategias, supuestos (premisas) de planificación y políticas generales, que se comunican a los gerentes de las subunidades.

2)       El gerente de cada subunidad, adhiriéndose a las políticas generales de la administración general, desarrolla su propio segmento del plan integral de utilidades. Normalmente, el primer segmento de los planes estratégico y táctico de utilidades que debe elaborarse es el plan de ventas, pues las actividades de casi todas las compañías dependen del volumen de ventas.

3)       El gerente de cada subunidad presenta los planes de utilidades de la subunidad a la administración general para que ésta efectúe críticamente la evaluación y sugiera modificaciones, en su caso.

4)       Los planes de cada subunidad, aprobados ya por  el nivel superior de la administración, se consolidan entonces en el plan integral de utilidades para toda la compañía.

 

Desde el punto de vista tanto conceptual como de procedimiento, la estructura o clasificación primaria de los planes de utilidades debe ser por subdivisiones organizacionales o áreas de responsabilidad.

 

Como consecuencia de estas exigencias, una organización que se encuentre en el proceso de arrancar un programa de planificación y control de utilidades debe considerar, en primer término, su estructura organizacional y la correspondiente asignación de autoridades y responsabilidades. En la mayoría de los casos, se encontrará que se hace necesaria la adaptación organizacional y una mayor precisión a fin de que las operaciones cuenten con una base firme para la implantación de los procesos de planificación y de control a través de la presupuestación integral.

 

Con frecuencia, deben adaptarse los sistemas de contabilidad por áreas de responsabilidad a las necesidades organizacionales especificas

 

Departamentos versus gerentes de departamento

 

En un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad es importante hacer una distinción entre los departamento's y los gerentes de departamento. Al evaluarse al gerente de un centro de utilidades, por ejemplo, deben emplearse en la evaluación únicamente aquellos costos e ingresos sobre los cuales aquél influye en grado significativo. Sin embargo, al evaluar la viabilidad económica del propio centro de utilidades, deben usarse en la evaluación todos los costos e ingresos que sean atribuibles directarnente al centro en cuestión.

 

En algunos casos, el gerente eficaz tal vez tenga a su cargo un área o centro de responsabilidad que no constituya una inversión económicamente viable. En cambio, hasta un gerente mediocre puede hacerse aparecer como efectivo en su desempeño cuando rnaneje un área de responsabilidad económicamente fuerte. Es importante, por lo tanto, que el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad distinga a los gerentes eficaces de los gerentes que no lo son, así como a las inversiones sanas de las inversiones débiles.

 

COORDINACIÓN EMPLEANDO LA PCU

 

            Algunas autoridades en administración enumeran a la coordinación como una función más de la dministración: sin embargo, la mayoría la ven como un efecto que se produce necesariamente cuando se llevan a cabo las funciones gerenciales de planificar, organizar, proveer personal, dirigir y controlar. La coordinación es la sincronización de los actos individuales, con el resultado de que cada subdivisión de una entidad trabaja eficazmente hacia los objetivos comunes, apreciando debidamente a todas las demas subdivisiones en una unidad de esfuerzos. A este resultado suele conocérsele frecuentemente como congruencia de metas, la cual significa desarrollar y mantener las distintas actividades dentro de la empresa en apropiada relación unas con otras. Esta armonía de esfuerzo hacia el objetivo de la empresa es una de las tareas centrales de la administración porque implica una conciliación de diferencias en esfuerzo, tiempos, políticas y asignación de recursos. A menudo, la falta de coordinación en una empresa es evidente cuando se le permite a un agresivo jefe de departamento que expanda su departamento fuera de toda proporción, al ámbito de otros, o que base las decisiones importantes únicamente en las necesidades específicas del departamento, ya que tales decisiones pueden afectar en forma negativa a otros departamentos y alterar su efectividad. Por ejemplo, debe existir una muy estrecha coordinación entre el departamento de ventas y el de producción. Ventas no debe planificar vender más de lo que producción pueda proveer, y viceversa. Debe haber, pues, coordinación en todos los niveles, tanto vertical como horizontalmente.

 

¿Cómo se logra la coordinación? La coordinación se hace posible, fundarnentalmente, a través del eficaz desempeño de las funciones de la administración. Sin embargo, ciertas de esas funciones ofrecen particular relevancia a este respecto. La coordinación entraña las relaciones interpersonales de la gente en la situación de trabajo, ya que intercambian opiniones, pericia técnica, pláticas y actitudes amigables. Cuando los gerentes en todos los niveles comprenden la forma en que sus particulares funciones contribuyen al logro de los objetivos globables de la empresa, se establece un fundamento básico para la coordinación. Es importante que cada empleado de la administración, desde el más alto nivel hasta el más bajo, conozca con bastante anticipación lo que se planifica y cómo, cuándo y quién ha de llevarlo a cabo. La comunicación (hacia arriba, hacia abajo; y horizontalmente) es esencial para la coordinación.

 

PRESUPUESTOS FORMALES VERSUS PRESUPUESTOS INFORMALES

 

En el presente capitulo se hace una clara insinuación de que deben formalizarse ciertas fases de las funciones de planificación y control. Un programa de planificación y control integral de utilidades provee dicha formalización. Las razones principales para la formalización son:

1)       El proceso administrativo no puede realizarse con efectividad si se hace completamente al azar, la planificación y el control deben ser lógicos, congruentes y sistemáticos.

2)       A causa de que interviene un gran número de personas en el proceso administrativo (tanto supervisores como supervisados), el medio ambiente debe caracterizarse por un grado razonable de estabilidad y consistencia en el que la gente pueda confiar día con día.

3)       Los objetivos, los planes y las metas, si no se consignan por escrito y en términos de los futuros probables impactos financieros sobre la empresa, a menudo resultan ser "ideas a medias" y rumores de una o más personas sin ninguna comunicación. La observación casual, por si sola, nos dice que los objetivos, las metas, las políticas y los procedimientos carecen de la necesaria precisión, consistencia, comprensión y estabilidad cuando "se llevan sólo en la cabeza" de una persona o de diversos grupos de gerentes y no gerentes.

4)       Para lograr una efectiva comunicación y un mutuo entendimiento, es esencial la formalización de ciertos objetivos, metas, políticas y procedimientos.

5)       La formalización exige el establecimiento y la observancia de fechas límite para los actos de toma de decisiones, de planificación y de control.

6)       La formalización constituye una base lógica para una flexibilidad racional, importante y congruente en la implantación de los procesos de planificación y control.

 

Por otra parte, la exageración en la formalización y una administración flexible implican serios peligros quizá aun de mayor trascendencia que la falta de formalización. Un aspecto desfavorable que frecuentemente se deriva de los enfoques formales es que a las "palabras y cifras escritas" se las mira inflexiblemente. Por lo tanto, pueden coartar la dinámica que es esencial a todas las empresas humanas. No es posible la administración a través de reglas únicamente.  Numerosos aspectos del proceso administrativo no pueden implantarse de un modo formal. La informalidad tiene un valor en todos los niveles de la administración, y el ejecutivo debe procurar alcanzar un grado apropiado de equilibrio entre ambos extremos. La esencia del concepto de la planificación y control integral de utilidades es que pueden formalizarse ventajosamente fases especificadas del proceso administrativo. Sin embargo, la aplicación y la implantación de planes, políticas y procedimientos escritos deben tomar en cuenta los aspectos sobresalientes y los sucesos inesperados para cada situación. No debe permitirse que un simple juego de planes "maneje" la operación; más bien, los planes formales proveen las directrices básicas conforme a las cuales se toman las decisiones. Más todavía, a medida que se toman las decisiones, con frecuencia deben modificarse los planes.

FLEXIBILIDAD EN LA APLICACION DE LA PCU

Un programa de planificación y control de utilidades (o de otro instrumento de administración) no debe dominar a un negocio. Cuandq se pongan en práctica los planes, debe existir una política "suprema" y absoluta de la administración de modo que no puedan imponérsele "camisas de fuerza" y que sean aprovechadas todas las oportunidades favorables, aun cuando "no estén cubiertas por el presupuesto".

 

No es raro que los presupuestos impongan rigidez sobre un negocio y que operen como cortapisa a la libertad de los gerentes y los supervisores en la toma de decisiones. Sin embargo, un programa de planificación y control de utilidades aplicado sobre una base bien informada permite mayor libertad en todos los niveles de la administración. Es posible este efecto porque todos los niveles de la administración son comprometidos en el proceso de la toma de decisiones al estar desarrollándose los planes. Cuando el plan básico de utilidades ha  sido ya aprobado, la administración general se encuentra entonces en mejor posición de efectuar una mayor delegación de responsabilidad que la que fuera posible en otras circunstancias. Asimismo, el simple hecho de que no se haya previsto en los planes un suceso o una oportunidad no deberá tener importancia en cuanto a si deba o no investigarse la situación y tomarse una decisión para planificar. En tales situaciones, el plan de utilidades coloca a la administración en la posición de poder evaluar., sobre una base más objetiva, la solidez de una decisión contemplada respecto a sucesos imprevistos. El enfoque de la planificación y control de utilidades prevé excepciones, ajustes y la replanificación al ir evolucionando las situaciones. El anterior plan de utilidades sirve de base para evaluar el impacto, de mayores consecuencias, que los sucesos imprevistos provocarán sobre el cuadro financiero global de la empresa.

 

De modo semejante, en las áreas de control la flexibilidad es particularmente importante. No deben emplearse ni interpretarse con  rigidez los presupuestos de gastos y de costos. El presupuesto no debe coartar las decisiones racionales que hayan de tomarse en relación con los gastos simplemente porque no se previó un desembolso. Asimismo, a menudo se emplean presupuestos variables de gastos para resolver uno de los problemas del control de costos que se presenta como resultado de un cambio en las circunstancias. Para ilustrar el caso, supongamos que el presupuesto para el Departamento X muestra una asignación, en el renglón de gastos, de $2000 para mano de obra y una expectativa de 10 000 unidades de producción (20 centavos por unidad). Supongamos, ahora que circunstancias imprevistas hacen necesario que el citado departamento produzca realmente 12,000 unidades y que origine costo de mano de obra directa por $ 2350. El costo de mano de obra directa varía directamente con la producción; por lo tanto, una comparación de los costos reales de mano de obra directa incurridos en producir 12,000 unidades, con una signación presupuestal para ese costo basada en 10,000 unidades de producción arrojará una variación desfavorable de $ 250 y, lo que es más importante, carente de sentido.

 

Conforme a los procedimientos de los presupuestos variables, la asignación presupuestal se ajustaría a $ 2,400 (es decir, 12,000 x $0.20) y se mostraría como una variación favorable de $50.

 

Un presupuesto no debe usarse como camisa de fuerza. El enfoque de la planificación y el control en la administración no debe ser instrumento para restringir los actos de la administración en el aprovechamiento de oportunidades, estén o no planeados, que incrementen el bienestar económico de la empresa. 

 

EXPECTATIVAS REALISTAS EN LA PCU -UN PROBLEMA DE COMPORTAMIENTO   

                           

En la planificación y control de utilidades, la administración debe mostrarse realista y evitar ser o indebidamente conservadora o irracionalrnente optimista. El cuidado con el que se fijen las metas del presupuesto para partidas tales como ventas, niveles de producción, costos, desembolsos de capital, flujo de efectivo y productividad determina qué tan beneficioso es un programa de planificación y control de utilidades. Para los fines de la planificación y control de utilidades, los objetivos empresariales y las metas especificas del presupuesto deben representar expectativas realistas. Y, para que sean realistas, las expectativas deben relacionarse 1) con sus dimensiones específicas de tiempo y 2) con un medio ambiente externo e interno supuesto (o proyectado) que prevalecerá durante ese periodo de tiempo. Dentro de estas dos limitaciones, las expectativas realistas deben suponer un elevado nivel de eficiencia general, sin embargo, los objetivos y las metas deben ser realizables. Las metas que se fijan demasiado altas, que prácticamente sean imposibles de alcanzar, desalientan a los serios esfuerzos para cumplirlas. Por lo contrario, las metas que se fijan dernasiado bajas, que no exijan ningún esfuerzo especial, no representarán ninguna motivación. Por consiguiente, los objetivos de la empresa y las metas especificas del presupuesto, para que sean expectativas realistas, deben representar un verdadero reto para los gerentes y las unidades operacionales. La administración general de la empresa tiene la responsabilidad directa de definir el nivel de reto que debe estar representado por expectativas realistas.

 

El desarrollo de metas realistas del presupuesto, así corno los esfuerzos que se requieren para cumplirlas, entrañan importantes consecuencias de comportamiento. Las metas del presupuesto deben establecerse sobre una base participativa e implementarse en formas que constituyan un reforzarniento positivo (v.g., la motivación positiva), en vez de un reforzamiento negativo. Para cumplir esta difícil tarea, la administración debe considerar las consecuencias. Por ejemplo, deben manejarse las actitudes de "no puedo hacerlo" y "no quiero hacerlo". La primera de ellas significa que debe ponerse más atención a la capacitación y a los medios de trabajo de los empleados. "No quiero hacerlo" por lo general significa que las consecuencias de "hacerlo" deben ser reevaluadas (recompensas positivas, retos, orgullo, estado, etc.).

 

El objetivo es proveer la máxima motivación posible hacia la excelencia por los gerentes, las unidades operacionales y la empresa en general. La definición de expectativas realistas en una empresa dada debe, por lo tanto, relacionarse con numerosas variables, tales como el tarnaño de la empresa, las características de los gerentes y de liderazgo, la madurez de la empresa, el progreso de la administración (en todos los niveles), la naturaleza de las operaciones y la administración del comportamiento. Por último, en los comentarios de la definición de las expectativas realistas se enfatiza la prernisa de que los gerentes de todos los niveles estarán mejor motivados, a la larga, si se les comunican expectativas realistas, en oposición a las expectativas espurias basadas en la prernisa de que "son necesarias expectativas inaccesibles para esta clase de gente". Para los propósitos de la planificación y control de utilidades, los objetivos deben pues representar,"la realidad esperada", en el supuesto de que las operaciones serán eficientes bajo las condiciones esperadas durante el periodo que abarca la planificación.

 

Impacto de los presupuestos sobre el comportamiento de la gente

 

Relacionada con el problema de cómo fijar las expectativas presupuestarias, existe la cuestión de cómo afecta a la gente la presión del presupuesto. Ha habido pruebas sustanciales que sugieren que los supervisores a menudo suponen que los presupuestos pueden utilizarse como instrumentos efectivos de presión para incrementar la productividad. Lo que los supervisores suelen frecuentemente no alcanzar a visualizar, sin embargo, son los efectos de tal presión presupuestal sobre el comportamiento. Un efecto es que los empleados, tal vez inconscientemente, procuran no excederse en el cumplimiento del presupuesto con el fin de disminuir la probabilidad de que el nivel de desempeño presupuestado, en el fondo, sea fijado aún más alto. Además, los empleados con frecuencia reaccionan ante la presión presupuestaria poniéndose nerviosos, mostrándose resentidos y suspicaces de cualquier nuevo movimiento que haga la administración para incrementar la productividad.

 

Otra reacción común de la gente ante la presión presupuestaria es crear grupos informales, los cuales generalmente se van desarrollando paulatinamente al darse cuenta los empleados de que otros también sienten la presión presupuestaria y que ésta puede aliviarse un tanto comentándola con otros empleados del grupo . En ciertas situaciones, tales grupos se hacen muy cohesivos y sirven como trampolín para presentar quejas a la alta administración sobre un sinnúmero de problemas.

 

Otras reacciones humanas a la presión presupuestaria consisten:

1)       en que los supervisores tratan de culpar a otros cuando surgen problemas de producción

2)       en que la linea de asesoría ("staff") entra en acaloradas disputas, como cuando los supervisores echan la culpa a la gente de presupuestos o al personal de control de la producción

3)       se deja crecer la presión sin ninguna salida saludable, reduciendo con ello la eficiencia debido a la distracción, el nerviosismo, etc.

 

Puede resultar un efecto particularmente dañino de la presión presupuestaria cuando constantemente se está haciendo sentir a la gente como si hubiera fracasado en cumplir el presupuesto. Tales supuestos fracasos a menudo provocan una pérdida de interés en el trabajo, normas personales más bajas para el desempeño, pérdida de confianza, temor de que se impongan nuevas tareas o métodos, falta de cooperación y desarrollo de una actitud critica hacia los demás.

En un estudio de dieciséis compañías manufactureras, Kenis  quien elaborá dicho estudio, informó que las metas presupuestales demasiado apretadas tienen efectos negativos sobre la satisfacción en el trabajo de los gerentes, en el desempeño presupuestal y en la eficiencia del control de los costos, en comparación con los gerentes que informaron tener normas presupuestarias "casi correctas" o  "rigurosas pero alcanzables". Aún más, los presupuestos "demasiado arduos" originaban fuerte tensión en el trabajo. Los resultados de Kenis son congruentes con los de otros investigadores del tema.

 

La insinuación de estos comentarios no es que los presupuestos originen problemas, sino más bien que la administración debe ser sensible a las consecuencias, en el comportamiento, de la presión presupuestaria cuando se esté implantando un prograrna de PCU.

 

Holguras ("acolchonamiento") de presupuesto -Un problema de comportamiento

 

La participación en el desarrollo de un plan de utilidades puede tener como resultado ingenioso (y a menudo obvios) intentos por "acolchonar" el presupuesto. He aqui algunas opiniones típicas que ayudan a explicar por qué existe el acolchonamiento (u holguras) en el presupuesto:

1)       Las estimaciones del presupuesto de ventas están subexpresadas "para protegernos y, ciertamente, no puede criticársenos el que nos excedamos en el presupuesto de ventas".

 

2)       Sobreestimar los gastos "para que así tengamos mucho dinero y el gastar menos de lo presupuestado sea bien visto por la administración".

3)       Solicitar más efectivo que el que se necesita "con el fin de que no tengamos que pedir más y,  devolvemos algo, se verá bien".

 

El acolchonamiento del presupyiesto se conoce también como holgura presupuestal.

 Cyert y March definen'la holgura presupuestal como la diferencia entre los recursos totales disponibles para la empresa y los recursos totales necesarios para mantener a la coalición organizacional responsable por la holgura presupuestal.  Schiff y Lewin descubrieron que los gerentes tienen la tendencia a consumir la holgura presupuesta¡ para satisfacer aspiraciones personales "en los años buenos", y tienden a convertirla en utilidad "durante los años malos". La administración divisional comúnmente crea la holgura presupuestal subestimando los ingresos brutos incluyendo aumentos discrecionales en las necesidades de personal, estableciendo presupuestos de mercadeo y de ventas con limites internos sobre el dinero que ha de gastarse, empleando costos estándar que no reflejen mejoras en los procesos con las que ya se cuenta, e incluyendo en el presupuesto proyectos especiales discrecionales Schiff y Lewin informaron que, en algunos casos, la holgura presupuestal puede responder por hasta un 20 o 25 % de los gastos de operación presupuestados de una división.

 

La holgura presupuesta frecuentemente es el resultado de un fenómeno que es circular por lógica. Se introduce la holgura en un presupuesto porque éste, por lo general, es recortado al ser revisado en un nivel superior de la administración y, a si vez, los presupuestos se recortan porque han sido "acolchonados".

 

Una administración general perceptiva seguramente desarrollará métodos eficaces para reducir al minimo estas tendencias un tanto naturales a    acolchonar los presupuestos. La solución está en la educación presupuestaria dirigida a desarrolla actitudes positivas hacia la planificación y el control. La administración general debe hacer hincapié en que tanto las variaciones favorables como las desfavorables serárn objeto de cuidadosa consideración. Todas aquellas variaciones favorables y desfavorables que se deban a holguras en el presupuesto o a una mala planificación deber ser identificadas y discutidas con cada persona responsable. Asi mismo, cualesquier problema de mayor trascendencia que se susciten por una mala planificación deberán ser resaltados. Por ejemplo, un presupuesto de ventas deliberadamente subex- presado puede tener serias consecuencias en la planificación de otras actividades funcionales. En efecto, la producción puede ser insuficiente: el programa de trabajo y los presupuestos de gastos de distribución pueden verse afectados negativamente, los planes del flujo de efectivo pueden ser inadecuados, etc. Cada ejecutivo y supervisor con responsabilidad debe tener una guía para la preparación de sus propios planes y estimaciones. Entre las distintas formas importantes para impedir las holguras en el presupuesto están la de especificar un proceso bien definido y la de desarrollar una política formal de aprobación. Partiendo desde los niveles más bajos de la administración y ascendiendo en la jerarquía de la misma, cada presupuesto debe cumplir las pruebas de lógica, realismo e identificación de necesidades especificas. Asimismo, la administración debe convencer a los escalones inferiores de que los cambios adicionales al presupuesto serán aprobados en todo momento, sin importar el presupuesto que originalmente se haya aprobado, si resultaran evidentes, suficientes e imperiosas necesidades del negocio. La falta de políticas definidas y el hecho de que la aclministración en los niveles superiores no dedique el tiempo necesario para evaluar tales solicitudes comúnmente prevalecen cuando persiste el acolchonamiento presupuestal.

 

Un problema que se relaciona con lo anterior es la tendencia de la administración en los niveles inferiores a aprobar, imprudentemente, desembolsos casi al final del periodo presupuestal, cuando hay un excedente, porque "estamos seguros de que nuestra asignación presupuestal para el próximo periodo será rebajada si devolvemos ahora el dinero sobrante". Una vez más, la solución a este problema ha de encontrarse en el área de políticas de la administración bien informada asi como en la flexibilidad de, y en las actitudes, de la alta dirección según las perciben los niveles inferiores de la administración. Debe alentarse vigorosamente a las subunidades de la empresa a que ahorren y devuelvan los fondos que no necesitan, asegurándoles, al mismo tiempo, tanto por razones de política como por la acción, que las subsecuentes asignaciones presupuestales para su actividad no serán afectadas desfavorablemente por esta anterior acción favorable de su parte. Las aprobaciones de los presupuestos subsecuentes serán evaluadas sobre la base de programas recién propuestos y las necesidades demostradas, más que sobre el nivel de los desembolsos pasados.

 

Existen los problemas derivados de las holguras del presupuesto que resultan de la insuficiente atención al establecimiento de politicas, a la comunicación, al proceso de aprobación del presupuesto y al liderazgo ineficaz. A menudo se identifican estos problemas con los presupuestos del gobierno, pero no hay ninguna razón para suponer que no existen en las organizaciones lucrativas. Sin embargo, los problemas son mucho más críticos en el sector público porque los cuerpos aprobatorios (legislatura) no participan en el proceso administrativo que sigue a la aprobación.

 

Los problemas de las holguras del presupuesto pueden resolverse básicamente a través de la educación presupuestaria continua, que se enfoca sobre las políticas de una administración bien informada, sobre la flexibilidad en la implantación del programa de planificación y control y sobre un programa de administración del comportamiento. El programa de educación presupuestaria debe tener como objetivos.

1)       La comunicación de las políticas e intenciones de la administración general con relación al programa de replanificación y control,

2)       El desarrollo de  actitudes positivas en las cuales el gerente individual identifique el éxito de la compania con su satisfacción per- sonal y

3)       Las instrucciones sobre las formas en las que el programa de replanificación y control de utilidades puede contribuir al eficaz desempeño de las tareas administrativas en cada nivel dentro de la empresa.

 

La competencia demostrada de cada gerente para desarrollar planes realistas y para impedir el acolchonamiento del presupuesto debe ser, como política de la compañia, un criterio importante en la evaluació del desempeño del gerente.


 

 

La comunicación es el propio proceso administrativo:

Repercusiones en el comportamiento

 

La comunicación es una actividad necesaria en todas las facetas de la administración. La comunicación puede definirse, en términos generales, como un intercarnbio de pensamiento o de información para que se dé una comprensión mutua entre dos, o más partes. Puede lograrse mediante una combinación de palabras, símbolos, mensajes y sutilezas de comprensión que resultan de trabajar juntas, o al empezar y al terminar la jornada, dos o más personas. Toda comunicación comprende un transmisor, un mensaje y un receptor. Puede concebirse la comunicación como el vínculo que une a los elementos humanos en una empresa. Las decisiones de la administración general y el liderazgo son actuados a través de la comunicación, que es el medio por el cual es afectado, modificado y energizado el comportamiento. Con demasiada frecuencia, se da por hecho que existe la comunicación; en consecuencia, los flujo, de información son insuficientes. Debe haber tres flujos de información en una entidad: hacia abajo, hacia arriba y lateralmente en la organización.

 

La comunicación es un proceso complejo, pero necesario, que puede descomponerse en sus tres elementos básicos, como se muestra en el recuadro siguiente. Entraña importantes y agudos efectos en el comportamiento. En muchas organizaciones, una ineficaz comunicación es la causa fundamental de numerosas actitudes negativas. Al gunas de las principales barreras que impiden una eficaz comunicación son la credibilidad del transmisor, los canales imprecisos de comunicación, los mensajes confusos, la falta de atención por el receptor, los inapropiados medios de transmisión, las deficiencias en los mensajes, la falta de habilidades básicas para la comunicación, un clima poco propicio en la empresa (v.g., el temor) y la renuencia a proporcionar información pertinente.

 

El programa de planificación y control de utilidades puede ser una de las redes de comunicación más efectivas en un negocio. La comunicación para la planificación y el control eficaces exige que tanto el ejecutivo como el subordinado tengan la misma comprensión de las responsabilidades y las metas. Los planes de utilidades, si se desarrollan a través de una plena participación y armonía con las responsabilidades asignadas, aseguran un grado de entendimiento que no es posible bajo otras circuntancias. La completa y abierta reseña en los informes de desempeño, que enfocan su contenido sobre las responsabilidades asignadas, intensifican, asimismo, el grado de comunicación esencial para una buena administración.

RECUADRO 2-6

Elementos del proceso de comunicación

 

ESTABLECIMIENTO DE LA BASE PARA LA PCU.

 

            En este momento, parece adecuado que hagamos un resumen de los  pasos que debe efectuar una empresa para establecer una base sólida sobre la cual iniciar un programa de planificación y control de utilidades. Estos pasos son los siguientes:

 

1)       Debe haber compromisos por parte de la administración general con el concepto fundamental de la planificación y control de utilidades y una comprensión perfeccionada de sus repercusiones y operaciones.

2)       Las características de la empresa y el medio ambiente en el que opera (incluyendo las variables controlables y las no controlables) deben identificarse y evaluarse de modo que puedan tomarse las decisiones pertinentes acerca de los rasgos distintivos de un programa de planificación y control que fuera eficaz y práctico.

3)       Debe haber una evaluación de la estructura organizacional y de la asignación de responsabilidades directivas, así como la implantación de los cambios que se consideren procedentes para la planificación y el control eficaces.

4)       Debe haber, también, una evaluación y reorganización del sistema de contabilidad para asegurar que éste se amolde a las responsabilidades organizacionales (contabilidad por áreas o centros de responsabilidad) a fin de que pueda proporcionar datos particularmente útiles para los propósitos de la planificación y el control.

5)       Debe determinarse la política acerca de las dimensiones de tiempo que habrán de emplearse para los efectos de la planificación y control de utilidades.

6)       Debe desarrollarse un programa de educación presupuestaria para informar a la administración, en todos los niveles, sobre: a) el propósito del programa; b) la manera en la que funcionará, incluyendo las políticas y directrices básicas de la alta administración; c) la responsabilidad de cada nivel de la administración en el programa; y d) las formas en que el programa puede facilitar el desempeño de las funciones de cada gerente.

 

 

Estos seis pasos, si se llevan a cabo seriamente desde un principio, deberán preparar el camino para instituir un buen programa de planificación y control de utilidades.

 

APLICACION DE LA PCU A DIVERSOS TIPOS DE ORGANIZACIONES

 

Hay quienes dicen que la Planificación y control integral de utilidades es aplicable únicamente en las grandes y complejas organizaciones. También, un comentario nada raro es el de que "la presupuestación integral es una magnífica idea para la mayoría de los negocios, pero el nuestro es diferente"; o bien, "es imposible proyectar nuestros ingresos y gastos", etc. A veces ciertas industrias específicas se las mira como escépticas respecto a la planificación y control de utilidades. Son comunes estas opiniones tratándose de empresas no fabricantes (compañías de servicios, instituciones financieras, hospita- les, ciertos negocios detallistas, compañías constructoras y empresas inmobiliarias). En cambio, la planificación y control de utilidades puede adaptarse a cualquier organización (lucrativa o no lucrativa, de servicios o manufacturera), independientemente del tamaño, de las circunstancias o condiciones especiales. El hecho de que una compañía tenga rasgos peculiares o problemas críticos a menudo constituye una buena razón para adoptar ciertos procedimientos de planificación y control de utilidades. Por lo que se refiere al tamaño, cuando las operaciones son lo bastante numerosas e importantes como para requerir más de un personal supervisor, quizá haya necesidad de las aplicaciones de la planificación y control de utilidades. La compañía de reducido tamaño, ciertamente, tiene diferentes necesidades a este respecto que una gran corporación. Al igual que con la contabilidad, no puede diseñarse un sistema único de planificación y control de utilidades que resulte apropiado para todas las empresas. Un sistema de planificación y control de utilidades debe desarrollarse específicamente para la organización en particular de que se trate y estar adaptándose continuamente a medida que ésta y su medio ambiente vayan cambiando.

 

ALGUNOS ARGUMENTOS EN PRO Y EN CONTRA DE LA PCU

 

En los comentarios que anteceden, se han destacado la importancia y los beneficios de la planificación y control integral de utilidades; sin embargo, no debe asumirse que el concepto es a prueba de tontos o que esté libre de todo problema. En seguida se enumeran los principales argumentos que comúnmente se esgrimen en contra de la planificación y control de utilidades.

 

1)       Es difícil, si no imposible, estimar los ingresos y los gastos de una manera realista en nuestra compañía.

2)       Nuestra gerencia general no tiene interés en todas esas estimaciones y cédulas. Nuestro sistema estrictamente informar es mejor y funciona bien.

3)       No es nada realista presentar por escrito y distribuir nuestras metas, Políticas y directrices a todos los supervisores.

4)       La elaboración de presupuestos impone una demanda demasiado fuerte del tiempo de nuestra administración, especialrnente para estar modificando constantemente los Presupuestos. Se requiere demasiado papeleo.

5)       Resta flexibilidad a la administración del negocio.

6)       Crea toda clase de problemas de comportamiento.

7)       Impone una camisa de fuerza a la administración.

8)       Añade un nivel de complejidad que no es necesario.

9)       Es demasiado costoso, aparte del tiempo que invierte la administración.

10)   Los gerentes, los supervisores y los demás empleados odian los presupuestos.

            Por otra parte, comúnmente se presentan los siguientes argumentos en pro de la planificación y control de utilidades: 

 

1)       Obliga a considerar oportunamente las políticas básicas.

2)       Exige una adecuada y sana estructura de organización; esto es, debe haber una clara asignación de responsabilidad para cada función en la empresa.

3)       Impulsa a todos los miembros de la administración, desde arriba hasta abajo, a participar en el establecimiento de metas y planes.

4)       Exige a los gerentes de departamento hacer planes en armonía con los planes de otros departarnentos y con los de la empresa en su conjunto.

5)       Obliga a que la alta administración consigne en cifras lo que considera necesario para un desempeño satisfactorio.

6)       Exige la disponibilidad de datos contables históricos suficientes y apropiados.

7)       Impulsa a la administración a planificar el empleo más económico de la mano de obra, de los materiales y del capital.

8)       Inculca, en todos los niveles de la administración, el hábito de la consideración oportuna, cuidadosa y apropiada de todos los factores pertinentes, antes de tomar decisiones de trascendencia.

9)       Reduce el costo al ampliar el espacio del control, pues se requieren menos supervisores.

10)   Libera a los ejecutivos de innumerables problemas cotidianos internos mediante políticas predeterminadas y relaciones bien definidas de autoridad. Permite, asi, más tiempo a los ejecutivos para la planificación y la reflexión creativas.

11)   Tiende a eliminar la nube de incertidumbre que existe en muchas organizaciones, especialmente entre los niveles inferiores de la administración, relativa a las políticas básicas y los objetivos de la empresa.

12)   Señala con precisión la eficiencia y la ineficiencia.

13)   Promueve la comprensión, entre los miembros de la administración, de los problemas de sus compañeros de trabajo.

14)   Obliga a la administración a prestar debida atención al efecto de las condiciones generales de los negocios.

15)   Obliga a hacer un autoanálisis de la compañía.

16)   Ayuda a conseguir crédito bancario; los bancos generalmente exigen una proyección de las futuras operaciones y de los flujos de efectivo que apoyen a los préstamos de cuantia.

17)   Verifica el avance, o la ausencia del mismo, hacia los objetivos de la empresa.

18)   Obliga al reconocimiento y a la acción correctiva (incluyendo las recompensas). Premia al desempeño sobresaliente y busca corregir el desempeño desfavorable.

19)   Mueve a la gerencia general a considerar las futuras tendencias y condiciones esperadas.

 

Aparte de los argumentos citados en pro y en contra de la PCU (algunos de los cuales tienen escasa validez), siempre están presentes los siguientes rasgos distintivos:

 

1         El plan de utilidades se basa en estimaciones. Las ventajas y desventajas de un programa de planificación y control de utilidades dependen, en gran medida, del realismo con el que se hagan las estimaciones básicas. Por ejemplo, las estimaciones deben basarse en todos los hechos y datos de que se pueda disponer, así como en el sano juicio de los directivos. Estimar las ventas y los gastos no es una ciencia exacta; sin embargo, hay numerosas técnicas estadísticas, matemáticas y de otra naturaleza, que pueden aplicarse eficazmente a estos problemas. Podrán producirse resultados realistas cuando se afinan con el razonamiento y el juicio prudentes. Si existe la convicción de que tales estimaciones pueden hacerse en forma realista, la seriedad en los esfuerzos por lo general rinde resultados satisfactorios. Y, puesto que el plan de utilidades se basa totalmente en estimaciones y juicios, es esencial la flexibilidad al emplear e interpretar los resultados.

2          Un programa de planificación y control de utilidades debe estar adaptándose continuamente a fin de que se ajuste a las circunstancias cambiantes. No es posible iniciar y perfeccionar en corto tiempo un programa integral de presupuestos. Las técnicas de planificación y control de utilidades deben ser constantemente adaptadas, no sólo para cada empresa en particular, sino para las condiciones cambiantes dentro de la empresa. Deben probarse distintas técnicas, mejorarlas o desecharlas y reemplazarlas con otras. Es decir, un programa de planificación y control de utilidades debe ser dinámico en el sentido amplio del término. Normalmente tomará más de un año lograr un programa realista, y la administración no debe esperar demasiado durante este periodo y es necesaria una continua educación presupuestaria, en especial durante el periodo formativo.

3         La ejecución de un plan de utilidades no tendrá lugar automáticamenté. Los planes de utilidades serán efectivos únicamente si todos los ejecutivos responsables realizan continuos y agresivos esfuerzos hacia su cumplimiento. Los gerentes de las áreas o centros de responsabilidad deben aceptar la responsabilidad de alcanzar, o incluso superar, las metas departamentales especificadas en los planes de utilidades. Todos los niveles de la administración deben entender bien el programa, deben convencerse de su relevancia para su función, y deben, asimismo, participar en su implantación en una forma apropiada.

4         El plan de utilidades no es sustituto de la administración. La planificación de utilidades no puede reemplazar a la administración bien informada y experimentada. Es tan sólo un sistema que sí puede ayudar a la ejecución del proceso administrativo. El manual de presupuestos de una renombrada compañía expresa: El plan de utilidades debe considerarse no como amo sino como un servidor. Es uno de los mejores instrumentos que jamás se haya ideado para hacer progresar los asuntos de una compañía y a los empleados en sus distintas esferas de actividad administrativa. No se supone que ningún plan de utilidades sea perfecto. La consideración más importante es asegurar, mediante el uso inteligente de los planes de utilidades, que se deriven todos los posibles beneficios alcanzabas de los planes, tal como se han sometido a la administración, y replanificar cuando existan razones apremiantes en el negocio.